Come riordinare gli appunti con l’intelligenza artificiale

Pubblicato il 6 Ottobre 2026 alle 12:42 0 Commenti

 
Dopo un corso, una riunione o una ricerca, ci ritroviamo spesso con appunti che contengono informazioni utili, ma che richiedono ancora un po’ di lavoro prima di poter essere consultati facilmente. Ci sono frasi lasciate a metà, argomenti ripresi in punti diversi, osservazioni da approfondire. L’intelligenza artificiale può aiutarci a sistemare questo materiale. Prima di chiedere di ‘riordinare gli appunti’, però, conviene chiarire che cosa vogliamo ottenere: un testo più leggibile? Una sintesi per il ripasso? Una raccolta organizzata per argomenti? Da questa scelta dipendono le istruzioni da dare.

Che cosa significa riordinare gli appunti?

A volte basta correggere ortografia e punteggiatura, oppure riscrivere qualche frase poco chiara. In altri casi serve intervenire sulla struttura, raggruppando le informazioni per tema o ricostruendo l’ordine cronologico degli eventi. Possiamo anche chiedere di suddividere il testo in paragrafi, estrarre le parole chiave o ricavare uno schema. Se gli appunti servono per studiare, possiamo trasformarli in schede per il ripasso o usarli come base per una mappa concettuale. Se invece dobbiamo distribuirli o stamparli, possiamo lavorare sulla formattazione.
Sono richieste diverse, che presuppongono scelte diverse anche su quali informazioni conservare. Una sintesi comporta una selezione mentre un riordino può richiedere di mantenere tutto. Esplicitare questa differenza nel prompt aiuta a evitare che vengano eliminati passaggi che ci interessano.
Per gli appunti presi durante una lezione, per esempio, potremmo chiedere di raggruppare i contenuti per argomento, correggere gli errori e mantenere tutti gli esempi, segnalando i punti incompleti senza completarli autonomamente.

Quando vogliamo aggiungere qualcosa

Possiamo usare gli appunti anche come punto di partenza per un approfondimento: chiedere esempi concreti, cercare fonti sugli argomenti trattati, aggiungere collegamenti o immagini pertinenti. Le possibilità dipendono dallo strumento e dalle funzioni disponibili. In questo caso stiamo ampliando il materiale iniziale. È quindi utile chiedere di distinguere le aggiunte dal contenuto degli appunti, così da riconoscere ciò che proviene dalla lezione e ciò che è stato introdotto successivamente.
Le fonti suggerite e i relativi link vanno verificati. Anche un esempio plausibile può contenere un errore o adattarsi male al contesto. Prima di inserirlo nei nostri materiali, dobbiamo valutarlo.

Il prompt ha funzionato: dove lo conserviamo?

Mettere a punto un prompt può richiedere diversi tentativi. Una volta trovate le istruzioni adatte, come possiamo conservarle e ritrovarle quando servono?
Il mio consiglio è di salvare i prompt già sperimentati, per ripartire da richieste che hanno dato risultati utili. Potremo adattare l’argomento, il tipo di documento o il formato richiesto, senza ricostruire ogni volta l’intero prompt.
Se i prompt sono pochi, può bastare un documento Word con un titolo riconoscibile per ciascuno. Quando aumentano, diventa utile un’organizzazione più sistematica, con una nota per ogni prompt e categorie legate alle attività: ricerca terminologica, correzione di bozze, riordino degli appunti, gestione del calendario. Al testo del prompt conviene affiancare una breve indicazione su quando usarlo e su quali parti modificare. Un titolo come “Appunti di una lezione: riordino per argomento senza sintesi” sarà più facile da riconoscere, a distanza di mesi, di un generico “Prompt appunti”.

Categorie ed etichette per ritrovarli

Uno stesso prompt può servire per attività diverse. Quello che aiuta a individuare gli impegni nel testo delle email, per esempio, riguarda sia la posta sia il calendario. Associargli etichette come “email”, “calendario” e “gestione impegni” permette di ritrovarlo attraverso più percorsi. La scelta dell’applicazione dipende da quanto materiale dobbiamo gestire e da come siamo abituati a lavorare. OneNote organizza le note in blocchi appunti, sezioni e pagine; Google Keep permette di raggrupparle tramite etichette. Sono due modalità diverse di costruire un archivio consultabile. Tra le applicazioni che possiamo usare ci sono anche Notion e Obsidian. Io uso Obsidian, che però può richiedere un lavoro di configurazione poco giustificato se l’unico obiettivo è conservare dei prompt. Quanto a Notion, consiglio di dedicare un po’ di tempo a conoscerlo e a capire come adattarlo alle proprie esigenze. Notion comprende anche funzioni di IA, il cui utilizzo dipende dal piano. I piani gratuiti e Plus prevedono risposte di prova limitate, mentre l’accesso continuativo è previsto nei piani Business ed Enterprise. Chi usa già un’applicazione per gli appunti può cominciare creando lì una sezione dedicata ai prompt. Dopo qualche utilizzo sarà più facile capire se l’organizzazione scelta permette di trovare rapidamente quello che serve, quali categorie mancano e quali istruzioni meritano di essere aggiornate.
Come sempre, se avete domande o considerazioni, scrivetecele pure nei commenti qui sotto.

Per chi desidera approfondire questi argomenti, il corso L’intelligenza artificiale per chi traduce, disponibile in formato registrato, esplora gli usi dell’IA nel lavoro di traduzione, con esempi pratici e attenzione ai suoi limiti. In particolare, il primo modulo affronta anche la gestione di email e appunti, l’organizzazione del lavoro, la ricerca e l’analisi delle fonti.

Credits: immagine generata con l’IA per STL Formazione

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